A vállalkozásod indításakor megtapasztalod, hogy milyen érzés a saját utadat járni: nincs főnököd, mindent a saját elképzeléseid szerint tehetsz. Te látsz el minden feladatkört a fő tevékenységed mellett: az értékesítést, az ügyfélszolgálatot, a pénzügyet, a marketinget és talán még a logisztikát is.
Ám ahogy növekszik a vállalkozásod, úgy lesz egyre kevesebb az időd. Elveszni látszik a vágyott szabadság, amiért kiléptél az alkalmazotti létből és vállalkozni kezdtél.
Ha Te is ebben a fázisban vagy, akkor itt az idő: delegálj! Ebből a cikkből megtudhatod, hogy vedd rá magad és hogy állj neki a feladatok átadásának.
A delegálástól való félelem okai
A feladatokat nem könnyű kiengedni a kezeid közül, különösen, ha korábban még nem próbáltad. De van egy jó hírem: a delegálás olyan vezetői képesség, amely tanulható és fejleszthető.
Mi lehet az oka, ha félsz delegálni a munkát?
- Úgy gondolod, hogy tovább tart elmagyarázni a feladatot, mint elvégezni.
- Szeretnéd nélkülözhetetlennek érezni magadat.
- Élvezed, hogy valamit egyedül csinálsz végig.
- Bűntudatot érzel, hogy nem tudsz mindent egyedül elvégezni.
- Nem bízol abban, hogy más is jól el tudja végezni a feladatot.
- Kötődsz a vállalkozásodhoz, a feladataidhoz, ezért nehezen engeded át másnak (mint mikor a gyermekedet átadod az óvónéninek).
Változtasd meg a gondolkodásmódod!
Vállalkozóként önmagad ellensége lehetsz, ha küzdesz a feladatok elengedése ellen. A sikeres delegálás segít megelőzni a kiégést és a túlterheltséget is.
Igen, előfordulhat, hogy kezdetben lassabban megy, amíg kialakul a munkamódszer, de ha most megteszed, hosszú távon rengeteg időt takaríthatsz meg.
Lényeges, hogy ne költségként tekints a segítődre, hanem mint befektetésre a vállalkozás sikerébe. Hiszen a felszabaduló időben tudod továbbfejleszteni a vállalkozásodat és gondoskodni magadról, hogy legyen erőd tovább csinálni.
Felkészülés a delegálásra
MIÉRT delegálj?
Fontos előre meghatároznod, hogy mihez fogsz kezdeni a felszabaduló időddel. Ez lehet például:
- a vállalkozásod fejlesztésével kapcsolatos dolog: stratégia kialakítása, folyamataid fejlesztése, új termék vagy szolgáltatás fejlesztése, ügyfélkapcsolatok keresése, több megrendelés elvállalása,
- személyes fejlődéseddel kapcsolatos dolog: szakmai továbbképzés, nyelvtanulás,
- családoddal kapcsolatos dolog: minden délután 1 órát tanulsz vagy fél órát játszol a gyerekeddel, minden második hétvégén kirándultok, meleg vacsorát főzöl,
- saját magad jóllétével kapcsolatos dolog: heti háromszor mozogsz, legalább 8 órát alszol, hetente elmész masszőrhöz.
Ennek hiányában lehet, hogy elfolyik a delegálás által nyert plusz időd és azt fogod érezni, hogy kifizetted a pénzt, de a vállalkozásodban sem léptél előre, és nem is érzed magad jobban.
A célok meghatározása jó motiváció is lesz ahhoz, hogy kitarts, ha esetleg kezdeti nehézségek merülnek vagy elbizonytalanodsz, hogy érdemes volt-e erre költeni.
MIT delegálj?
Gondold át, hogy milyen feladatokat adnál ki. Ezt többféle szisztéma szerint végezheted, írok néhány szempontot, hogy mit érdemes mérlegelni.
- Mit csinálsz szívesen? Mi az a feladat, amitől kiráz a hideg, ha rágondolsz?
- Miben vagy nagyon jó, miben nem annyira? Amiben kevésbé, abban szeretnél-e fejlődni, vagy inkább átadnád másnak?
- Adott feladat mennyire fontos a vállalkozásod sikere szempontjából?
- Adott feladat igényel-e speciális képességeket, ismereteket, saját tapasztalataidat?
Segíthet az is, ha néhány napig vagy hétig felírod, hogy pontosan mivel telik egy (munka)napod. Vezetheted egy táblázatban, papíron, de vannak erre való eszközök, mint például a Toggl. Ebből átláthatod, hogy melyik feladatok veszik el az időd nagy részét, illetve mely feladatok kiadásával mennyi plusz időhöz jutnál.
Ehhez készítettem egy letölthető munkafüzetet, nyugodtan használd.
KINEK delegálj?
Ha meghatároztad a kiadandó feladatokat, abból látni fogod, hogy milyen jellegű tevékenységek vannak túlsúlyban, milyen kompetenciájú munkatársat keresel.
Dolgozhatsz együtt több segítővel, vagy egy olyan társsal, aki több területen tud támogatni. Kezdetben mindenképpen egy emberrel próbáld ki a delegálást.
Ha az ismerős vállalkozóknak vannak jól bevált segítői, és van szabad kapacitásuk, akkor próbálkozhatsz velük is. Ha nincs ilyen, akkor keresőben, közösségi oldalakon, vállalkozói csoportokban tudsz keresni.
Ha találtál egy neked szimpatikus segítőt, de nem teljesen azokat a feladatokat fedi le a tevékenysége, amit előzőleg meghatároztál, akkor érdemes lehet átgondolni, hogyan tudtok közös nevezőre jutni, például Te módosítod a kiadandó tevékenységek körét vagy ő beletanul új feladatokba.
Javaslom, hogy olvasd el a virtuális asszisztensekről szóló írásomat is!
HOGYAN delegálj?
Az alábbi dolgokat gondold át az együttműködés előtt, illetve egyeztesd a kiválasztott segítővel:
- milyen csatornákon és mikor kommunikáltok (előre tervezett és ad hoc esetekre egyaránt),
- hogyan adsz ki feladatokat, ő pedig hogyan számol el velük,
- hogyan adod át a feladatok elvégzéséhez szükséges információkat,
- miben dönthet egyedül, mihez kell a hozzájárulásod, meddig a pontig végez el egy folyamatot – például az elkészített Instagram posztot ki teszi közzé, szeretnéd-e jóváhagyni a közzététel előtt (kezdetben mindenképp javasolt, később akár elhagyható),
- hogyan jelzel vissza arról, hogy megfelelő-e az elvégzett feladat,
- hogyan kezelitek a változásokat, például a változó munkamennyiséget.
A feladatok elvégzéséhez szükséges információt átadhatod élőszóban (személyesen, telefonon vagy videochaten), felmondhatod hangrögzítőre, leírhatod képernyőfotókkal illusztrálva, de le is videózhatod, miközben Te végzed az adott folyamatot.
Nagyon hasznos a folyamatleírás vagy checklista is, így a tevékenység a későbbiekben másnak is delegálható lesz. Ennek elkészítésével megbízhatod a segítődet is, miután megtanítottad neki.
Fontos, hogy adj visszajelzést az elvégzett feladatokról, különösen a kezdeti időszakban. Ha valamit máshogy szeretnél, azt mindenképpen jelezd, egyeztessétek. Ne felejts el azt sem kifejezésre juttatni, amivel elégedett vagy. Egyrészt motiválja őt, másrészt az elvárásaidat is segít jobban megismerni.
Mindenképpen kérdezd rá, hogy a feladatkiadásaid egyértelműek-e, megadtál-e minden szükséges információt és biztosítsd róla, hogy fordulhat hozzád segítségért.
Először kisebb vagy kevésbé fontosabb munkákkal kezd a delegálást. Légy türelmes, kezdetben tovább tarthat a munkák elvégzése, mire belejöttök, megismeritek egymást, növekszik a segítőd rutinja az ismétlődő feladatokban. Az első időszakban gyakrabban egyeztessetek a feladatok állásáról.
Pontosan add meg, hogy milyen eredményt vársz el. Bizonyos feladatok esetében fontos előre tisztázni annak fontosságát. Például, hogy egy prezentáció milyen jelentőségű eseményre készül. Persze a ‘nem annyira fontos’ sem azt jelenti, hogy összecsapott munkát vársz, csak mondjuk nem tölt el annyi időt a design-nal vagy különleges képek keresésével. Vagy ne felejtsd el például azt is tisztázni, hogy egy közösségi média poszt esetében mennyire ragaszkodsz a megszokott design-hoz, alakíthatja-e a saját ízlése szerint.
Fontos, hogy ne vidd túlzásba a kontrollálást, mert akkor értelmét veszti a delegálás, mint eredményességet fokozó eszköz. Nem időt nyersz magadnak, hanem több időt töltesz az ellenőrzéssel, felügyelettel, mintha magad megcsinálnád a munkát. Ha erre azért van szükség a kezdeti időszak után is, mert a segítőd nem megfelelően végzi a kiadott feladatot, akkor inkább búcsúzattok el egymástól, valószínűleg ne ő a Te embered.
Út a szabadság felé
Amikor elindulsz ezen az úton, ne feledd, hogy a delegálás nem egyedi esemény, hanem folyamatos tevékenység. Barátkozz meg vele, értékeld, finomítsd, és haladj az egyre nagyobb vállalkozói szabadság felé.
Ahogy a vállalkozásod növekszik, úgy nőnek a mindennapi elvégzendő feladatok, és az emberek száma, akiknek a segítségét igénybe kell venned. Ezért nagyon fontos, hogy már az elején megtanulj jól és hatékonyan delegálni.
Mert a szabadság felé vezető út delegálással van kikövezve.
Ha tetszett, kövesd az Instagram oldalam!