Az Eisenhower-mátrixról valószínűleg már hallottál: felosztja a feladatokat fontosság és sürgősség alapján, és állítólag a sikeres emberek a jobb felső négyzetben töltik az idejük nagy részét.
Párszor nekikezdtem, hogy foglalkozom vele, de mindig lepattantam róla. Egyszerűen nem állt össze a fejemben ez a fontos-nem fontos dolog.
Egy negyedéves járulékbevallás fontos vagy nem fontos? Persze, hogy fontos, mert nem akarok büntetést fizetni. De simán delegálható. A mátrixban viszont az van, hogy a nem fontos feladatokat kell delegálni. Akkor ez most melyik?! (Később visszatérek rá, már nagyjából megvan bennem a válasz.)
Olyan dolgokról viszont nem szeretek írni, amit nem értek. Szóval mindig félretettem, de csak nem hagyott nyugodni.
Eszembe jutott, hogy megkérdezem chatgpt barátomat a témáról, és írt pár elgondolkodtató dolgot.
Először is írt egy jó kis figyelemfelkeltő címet: Az Eisenhower-mátrix titkos dimenziója.
Aztán azt írja, hogy egy önismereti eszköz. És tényleg! Mennyire igaza van! Itt van a kutya elásva!
Hiába próbálkozol vele, amíg nem tudod merre tartasz.
Erről ezeket írta a chatgpt. Kicsit túltolta, de a lényeg átjön belőle.
„Amikor egy feladatot a „fontos” kategóriába sorolsz, valójában döntést hozol arról, hogy mibe fekteted az energiádat, miben hiszel, és hogyan szeretnéd alakítani az életed.”
„A „fontos” azokra a dolgokra utal, amelyek közvetlen kapcsolatban állnak a hosszú távú céljainkkal, értékeinkkel, és meghatározzák, hogy milyen irányba halad az életünk és a vállalkozásunk. Ez az, ami igazán számít, még ha nem is kell most azonnal cselekedni.”
Lefordítva: az, hogy NEKED MOST mi a fontos, az a te döntésed. Vagy úgy is meg lehetne fogalmazni, hogy fontos, hogy Te magad csináld.
Akkor térjünk vissza a negyedéves járulékbevalláshoz.
Ha azt mondod, hogy neked most fontos, hogy magad csináld, mert meg akarod érteni, hogy hova, mit, miért írsz, akkor úgy döntöttél, hogy fontos. Lehet, hogy fél év múlva simán delegálod, mert akkor már nem lesz fontos, hogy Te csináld.
(Kedves könyvelők, légyszi ne támadjatok le, hogy felelőtlenség magunknak csinálni, most nem ez a lényeg. Egyébként én magamnak csinálom, úgyhogy nem a levegőbe beszélek.)
De ha már itt tartunk. Ha könyvelővel csináltatod, akkor is fontos lehet, hogy meggyőződj róla, hogy beküldte-e, mert akkor is a Te felelősséged, és Te szívod meg, ha elmarad. Viszont akkor nem azt írod feladatként, hogy bevallás elkészítése, hanem azt, hogy beküldés ellenőrzése.
(Most se támadjatok le, hogy ne legyünk bizalmatlanok, most sem az a lényeg. Meg egyébként sem a kisujjamból szoptam ezt, vállalkozói csoportokban sokszor feljön a téma.)
Miután sikerült tisztázni magamban ezt a fontos-nem fontos dolgot, nekiültem, hogy csinálok magamnak egy ilyen mátrixot.
Itt szembe jött a következő probléma, amire addig nem gondoltam.
Szóval, ha a járulékbevallásomat ma be kell küldenem, akkor arról nem kell elgondolkoznom, hogy sürgős vagy nem. Világos. Vagy ha egy ügyfélnek holnapra ígértem egy feladatot.
DE! (Elég sok DE van, nem? De!)
Szeretnék egy új terméket fejleszteni vagy valami új dolgot tanulni. Ez most akkor sürgős? Gondolom nem. De ha nem sürgős – mert úgysem kéri rajtam számon senki – akkor félő, hogy majd „holnaputánkiskedden” lesz meg. De sürgősnek meg hogyan írjak be egy ekkora feladatot? Vagy ha sürgősnek írom, és több napnyi időmet arra szánom, akkor meg elmarad az adóbevallás, ami viszont k*$#@& sürgős.
Kis töprengés után arra jutottam, hogy itt a célhoz tartozó részfeladatokat kellene besorolni.
Ha 3 hónap múlva ki akarok jönni egy új termékkel, ahhoz most ezt és ezt kell tennem. És az a részfeladat lesz a sürgős. És tényleg ragaszkodni kell hozzá, hogy sürgős, ha eldöntöttem, hogy 3 hónap múlva kell egy új termék.
Itt egy újabb bölcsesség a chatgpt-től:
„A nehézség a fontosság felismerésében abban rejlik, hogy ezek a feladatok általában nem kiáltanak figyelemért. Nem sürgetnek, nincsenek közelgő határidők, és gyakran nem tapasztalunk azonnali következményeket, ha nem foglalkozunk velük. Viszont ezek azok a tevékenységek, amelyek meghatározzák, hogy hol leszel egy év, öt év vagy akár tíz év múlva.”
Vagy lehet, hogy sürgősen új ügyfelet kell szereznem, mert akkor veszélybe kerül a vállalkozásom likviditása. Ezt már inkább érezhetem sürgetőnek.
De mi van, ha nincs időm ezekre a fontos dolgokra a sürgős feladatok miatt (adóbevallás, ügyfél munka)? Akkor az azt jelenti, hogy tűzoltó üzemmódban vagyok, és delegálnom kell. Döntést kell hoznom, hogy mi az aminél nem fontos, hogy én csináljam.
Meg arra jutottam (bocs, ha neked ez egyértelmű volt, nekem néha lassú a felfogásom), hogy fontos meghatározni, hogy milyen időszakra szól az Eisenhower-mátrix.
Havi – heti – napi lebontásban, színes tollakkal, ide-oda nyilazva.
Meg kell a folyamatos priorizálás, rugalmas alkalmazkodás.
Például azt tervezted, hogy este megírsz egy blogcikket a weboldaladra. A gyereknek vacsora után „jut eszébe”, hogy másnapra 3 oldalas fogalmazást kell írnia, mellette tanulnivalója is van és a segítségedet kéri. Dönthetsz úgy, hogy
a) jó alkalom, hogy megtanítsd kesztyűbe dudálni, a tetteknek következménye van, meg egyébként is a vállalkozásod bevételéből vettél neki pipás cipőt ötvenezerért.
b) segítesz neki megírni a fogalmazást, mert fontosabb a törődés, mint hogy megkapja a legújabb ájfont.
(Kedves szülők, ne vegyétek magatokra, itt sem az a lényeg, direkt van kisarkítva a példa. Távol álljon tőlem, hogy gyereknevelési tanácsokat adjak.)
Egy fontos megjegyzés a b. ponthoz: ha úgy döntenél, hogy a fogalmazás megírásához igénybe veszed a chatgpt segítségét, csak óvatosan! Szerinte a Légy jó mindhalálig! főszereplőjét Jóskának hívják…
És akkor még nem beszéltünk a nem fontos-nem sürgős zónáról, amit el kell engedni. Ehhez álljon itt egy újabb chatgpt-idézet. Elfáradtam már a sok írásban, meg én sem tudnám jobban megfogalmazni.
„Itt van a valódi önismereti kulcs. Ezek a tevékenységek nem csupán haszontalanok, hanem tükrözik a belső bizonytalanságokat, félelmeket, és azt, hogy hogyan próbáljuk elkerülni a valódi munkát vagy a fontos döntéseket. Miért halogatjuk a fontos feladatokat? Miért engedjük meg magunknak, hogy elmerüljünk a kevésbé lényeges dolgokban? Ha ezt megértjük, a mátrix ezen része szinte terápiás eszközzé válhat.”
A lényeg tehát: eldönteni, merre tartunk, meghatározni mi kell hozzá, beosztani a rendelkezésre álló időt, delegálni, priorizálni, újratervezni.
Ha Neked is vannak hasonló korszakalkotó 🙂 felismeréseid az Eisenhower-mátrixszal kapcsolatban, írd meg a blaskokati@clickassist.hu címre, tényleg kíváncsi vagyok rá.
Vagy még jobb, ha használod, és írnál róla, hogy hogyan támogatja az időbeosztásodat. Esetleg küldenél róla fotót. Tényleg, használja valaki?!
Ha tetszett, kövesd az Instagram oldalam!