Mi az első gondolatod, amikor azt hallod, hogy folyamatleírás?
Ha az, hogy bonyolult és időigényes elkészíteni, nehézkes használni, lassítja a munkát, akkor mindenképp olvass tovább!
Egyik ügyfelem számára – többek között – a beérkező számlát kezelését végzem.
Mostanra szépen kialakult a folyamat, így elérkezett az idő, hogy dokumentáljam.
Nem bonyolítottam túl, megnyitottam egy Excel fájt, majd lépésről-lépésre leírtam, hogy mit csinálok egy beérkező számlával. Persze ez lehetne egy Word dokumentumban vagy kézzel írt formátumban is.
Nem kell hozzá külön szoftver, bonyolult ábrák, nyilak, elágazási pontok – legalábbis az elején biztosan nem. Később persze lehet, de az első lépésben mindenképp arra koncentráljunk, hogy a folyamat világos és követhető legyen.
Hogyan készítsd el az első folyamatleírásodat - egyszerűen és gyorsan
1. Válassz ki egy feladatot, amit rendszeresen végzel
Példák: mit teszel egy beérkező számlával, hogyan készülsz elő egy ügyfél fogadására vagy hogyan teszel közzé Instagram posztot.
2. Írd le, hogy milyen lépéseket csinálsz végig az adott feladattal kapcsolatban!
Ne gondold túl, csak írd le a saját szavaiddal! Az adott lépéshez írj oda minden tudnivalót. Pl. hol található a kapcsolódó fájl, hogyan kezeled a nem szokványos eseteket.
3. Következő néhány alkalommal ez alapján próbáld meg végigvinni a feladatot!
Egészítsd ki, ha valami kimaradt, nem egyértelmű vagy rossz sorrendben írtad le! Azt is írd bele, ha valamit lehetne jobban csinálni! Nyugodtan firkáld össze!
4. A jegyzeteid alapján véglegesítsd a leírásodat, majd tedd jól elérhető helyre!
A leírás alapján végezd az adott feladatot! Persze nem kell minden alkalommal végigolvasni, elég, ha check-listaként használod.
Emeld ki a fontos tudnivalókat!
Szükség esetén módosíts rajta!
El is készült a folyamatleírásod.
Miért hasznos?
Mert megkíméled az agyad egy sor felesleges gondolkodástól és döntéstől, csökkented a hibázás lehetőségét.
Visszatérve a konkrét példámhoz…
Miért jó nekem, hogy folyamatleírást készítettem a beérkező számlák kezelésére?
- Bár rutinból megy a feladat, mégis előfordul, hogy meg kell állnom és elgondolkoznom rajta, hogy mi az első lépés, vagy mi hiányzik még.
- Nem marad ki folyamatlépés, aminek rutinfeladatoknál fennáll a veszélye (például elfelejtem feltölteni a számlát a könyvelővel megosztott könyvtárba).
- Vannak olyan megállapodások, amik nem biztos, hogy egyértelműek, ezekre nem kell mindig fejből emlékeznem. Például a számlák nyilvántartásában a számla kelte vagy a teljesítés ideje-e a rendezési szempont.
- Ha mégis hibázok, akkor meg tudom nézni, hogy mi nem jó a folyamatleírásban, tudom módosítani.
Milyen további előnyei vannak az ügyfelem számára – a nagyobb hatékonyságomon felül?
- A feladatot más is meg tudja csinálni – például szabadság vagy betegség esetén.
- Későbbiekben hosszabb távon is delegálható lesz az adott feladat.
Te melyik tevékenységre fogod elkészíteni az első folyamatleírásod?
Ha tetszett, kövesd az Instagram oldalam!