Virtuális asszisztensre lenne szükséged, de még vannak benned kérdések? Vagy csak olvastál róla valahol, de azt sem tudod, mi fán terem? Akkor mindenképpen olvasd el ezt a cikket!
- 1. Kik azok a virtuális asszisztensek
- 2. Miben tudnak segíteni
- 3. Mikor és kinek ajánlott virtuális asszisztens
- 4. Kinek nem ajánlott virtuális asszisztens
- 5. Költségek, díjazási formák
- 6. Hol és mikor dolgozik, hogyan számol el az idejével
- 7. Hogyan adsz ki munkát, hogy tartod vele a kapcsolatot
- 8. Hogyan fér hozzá az adataidhoz
- 9. Hol találhatsz virtuális asszisztenst
- 10. Előnyök és hátrányok
1. Kik azok a virtuális asszisztensek
A virtuális asszisztencia nem egy szakmát, inkább egy munkavégzési formát jelent.
Virtuális asszisztens az, aki távolról – interneten keresztül – dolgozik a rá bízott feladatok, folyamatok végrehajtásán.
A végzett munka tekintetében nincs egységesség, a vállalt feladatok széles skálán mozognak. A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüktől, szakértelmüktől, érdeklődési körüktől, tapasztalatuktól függően. Közös bennük a vállalkozók, vállalkozások támogatása.
A virtuális asszisztensek jellemzően vállalkozóként működnek, és egyszerre több ügyfélnek is dolgoznak.
VA rövidítésként is találkozhatsz vele, valamint használatos az online asszisztens, esetleg távasszisztens, online vállalkozástámogató megnevezés is.
2. Miben tudnak segíteni
A virtuális asszisztens feladata nem a rendszereid felépítése, hanem, hogy a rendszereiden belül végrehajtsa azokat a feladatokat, amiben megállapodtatok. Például nem építi fel a webáruházad, de a termékek feltöltését elvégzi.
Nem az a legfőbb erénye, hogy szakember egy adott területen, hanem minél több témában tud segíteni.
Az, hogy egy VA milyen feladatot vállal, széles skálán mozog, erről például a weboldalán tudsz tájékozódni. Legjellemzőbb területek az általános asszisztencia, a marketing asszisztencia és a pénzügyi asszisztencia. Általában egy VA több területen is tud támogatni.
Találhatsz olyan VA-t, aki esetenként személyes ügyintézést is vállal. Ha erre van igényed, akkor a kiválasztásnál érdemes a földrajzi közelséget is figyelembe venned.
Vannak olyan szakemberek, akik VA-nak nevezik magukat, de valójában speciális szakértelmet igénylő feladatokat (is) vállalnak, pl. weboldal teljes felépítését, profi grafikus munkát, teljes körű hirdetéskezelést. Viszont ennek megfelelően magasabb óradíjjal dolgoznak.
3. Mikor és kinek ajánlott virtuális asszisztens
Mi anyák, gyakran szoktuk kívánni, hogy bárcsak lenne még plusz két (vagy nyolc) kezünk. Egy VA ilyen plusz kezeket jelent a vállalkozásodban – amihez ráadásul még fej is tartozik :-).
Érdemes elgondolkoznod VA keresésén, ha
- túlterhelt vagy,
- több szabadidőt szeretnél,
- a vállalkozásod (még) nem igényel / nem bír el teljes munkaidős vagy részmunkaidős alkalmazottat,
- a kiszervezni kívánt feladatok elvégzése nem igényel személyes jelenlétet,
- ismered azokat a feladatokat és folyamatokat, amelyeket ki szeretnél adni,
- jól elboldogulsz az online térben (felhő tárhely, videochat, stb.).
A fenti feltételek teljesülése esetén egyszerű és rugalmas megoldást jelenthet egy VA-val való együttműködés.
4. Kinek nem ajánlott virtuális asszisztens
Nem ajánlott annak
- aki nem tudja precízen megfogalmazni a feladatokat, nem tud egyértelmű útmutatást adni azok elvégzéséhez,
- akinek arra sincs ideje, hogy az együttműködés elején megadja a szükséges támogatást,
- akinek kifejezetten profi szakértőre (pl. marketingspecialistára, grafikusra) van szüksége,
- aki folyamatosan ellenőrizni szeretné a VA-t, előírni mikor dolgozzon, nem tud megbízni benne, ha nincs „szem előtt”, nem tudja egyenrangú partnerként kezelni.
5. Költségek, díjazási formák
Jellemző díjazási formák:
- Havidíjas elszámolás
Általában bizonyos munkaórát tartalmazó csomagok közül lehet választani. Ez rendelkezésre állási díjat jelent. Ha nem használod ki a csomagodban foglalt óramennyiséget, akkor is ki kell fizetned a havidíjat. Cserében a VA fenntartja neked a megállapodott óraszámot, arra nem fogad más ügyfelet. Ritkábban találkozni olyasfajta megoldással is, hogy a havi csomag nem óraszámot foglal magában, hanem például meghatározott számú poszt / hírlevél / blogcikk elkészítését.
- Óradíjas elszámolás
- Projekt alapú díjazás
Adott feladat elvégzésének díjában állapodtok meg.
Általában az adott VA vagy ügynökség weboldalán megtalálod, hogy ő melyik elszámolási formát alkalmazza, vagy személyre szabott ajánlatot tudsz kérni.
A virtuális asszisztensek vállalkozók, akik szerződéses kapcsolatban állnak ügyfeleikkel. Maguk felelnek
- a saját vállalkozásuk adózásáért,
- a munkájukhoz szükséges feltételek (munkahely, eszközök, továbbképzés, stb.) biztosításáért.
Tehát neked csak a megállapodott díjat kell fizetned, ezen felül semmi plusz költséggel nem jár egy VA „alkalmazása”.
6. Hol és mikor dolgozik, hogyan számol el az idejével
A munkavégzés helye teljesen rajta múlik. Általában otthon, hiszen ennek a munkavégzési formának ez a fő előnye. Egyébként pedig dolgozhat bárhol (bérelt irodában vagy akár egy nyaralóban), ahol ő azt a leghatékonyabbnak érzi.
Az időbeosztásra ugyanez igaz. Van, aki 8-4-ig dolgozik, mint egy „rendes” munkavállaló, de van, aki akkor, mikor alszik a gyerek (például kora reggel, délután és este).
Mivel egy VA jellemzően több ügyfélnek is dolgozik, nem tudhatod, hogy a te feladatoddal mikor foglalkozik.
Ami az időbeosztás szempontjából neked fontos lehet, hogy hogyan és mikor tudsz vele kapcsolatba lépni, de ezt úgyis előre egyeztetitek. Meg persze, hogy tartsa a határidőket, de ez alap.
Ha projektalapú elszámolásban állapodtatok meg, vagy olyan csomagban, ami konkrét feladok elvégzését tartalmazza, akkor az elszámolás alapja a feladat teljesítése.
Ha időalapú a díjazás, akkor a VA méri a pontos időráfordítást (vannak erre célszoftverek) és hónap végén munkaóra kimutatást kapsz vagy kérhetsz. Ha nem érzed reálisnak az időráfordítást, akkor mindenképp beszéljétek meg.
7. Hogyan adsz ki munkát, hogy tartod vele a kapcsolatot
Ez teljesen rajtatok múlik. Rendszerint a kiválasztott VA-nak megvan erre a bevett gyakorlata. Ha ez neked is megfelel, akkor érdemes ahhoz igazodni.
A munka kiadására legjobb egy csatornát használni annak érdekében, hogy ne vesszenek el a feladatok.
A munkamegbeszélések történhetnek videochat-en vagy telefonon. Ha földrajzilag közel vagytok egymáshoz, akkor bizonyos időközönként személyesen is találkozhattok, ha erre igényetek van.
Az ismerkedéskor, a szerződés megkötése előtt mindenképp javasolt egy olyan megbeszélés, ahol látjátok is egymást (videochat vagy személyes találkozó).
8. Hogyan fér hozzá az adataidhoz
Azokhoz a rendszereidhez, amelyekben a virtuális asszisztens dolgozik, hozzáférést kell kapnia. Ilyen például a weboldalad, a webáruházad, számlázó programod, a közösségi média és email fiókjaid.
Azt javaslom, hogy ne a saját hozzáférési adataidat add meg, hanem külön felhasználóként vedd fel a VA-t a rendszerbe. Így megteheted, hogy csak azokhoz a funkciókhoz adsz neki hozzáférést, amelyekre a feladataihoz szüksége van. További előnye ennek a megoldásnak, hogy így a tevékenysége is nyomon követhető (például vita esetén meg tudjátok nézni, hogy ki állította ki az adott számlát, vagy ki küldte ki az emailt).
Egy megbízható VA különösen odafigyel az adataid védelmére (jelszavak titkosítása, biztonsági mentés, vírusvédelem, adattároló eszközök felügyelete, stb.), illetve a titoktartási kötelezettségét is belefoglalja a megbízási szerződésbe.
9. Hol találhatsz virtuális asszisztenst
- Szabadúszókat (vagy kifejezetten VA-kat) hirdető platformokon
- VA ügynökségek oldalán
- A VA saját weboldalán keresztül
Az ügynökségen keresztüli keresés előnye, hogy általában az asszisztenseknek vizsgázniuk kell, mielőtt bekerülnek a közvetítői rendszerbe. Továbbá az ügynökség segít a szerződés és egyéb jogi dolgok intézésében.
A VA saját weboldalán keresztüli kapcsolatfelvétel előnye, hogy rengeteg információt megtudhatsz az adott VA-ról: hogyan fogalmaz, milyen a helyesírása, a munkájának a külalakja. Különösen fontos az online jelenléte, ha a közösségi média kommunikációdat, blogcikkek írását szeretnéd rábízni.
10. Előnyök - hátrányok
- Rugalmas és viszonylag egyszerű belevágni
Onnantól fogva, hogy megtaláltad a megfelelő jelöltet, csak megbízási szerződést kell aláírnotok. Nem kell munkaviszonyt létesíteni és a vele járó összes ügyintézésre sincs gondod (üzemorvos, munka- és tűzvédelmi oktatás, …).
VA-t találni is egyszerűbb, mint egy állandó munkatársat, illetve a szerződést is egyszerűen fel tudod bontani, ha nem vagy vele megelégedve.
Rugalmas abból a szempontból is, hogy hónapról hónapra módosíthatod az igényelt munkamennyiséget.
- Költséghatékony
A költséghatékonyság egyrészt a távoli munkavégzésből, másrészt a VA vállalkozói mivoltából adódik.
Nem merülnek fel semmilyen, egy munkaviszonnyal együtt járó költségeid: járulékok, irodahasználat, számítógép, telefon, szoftverek, irodai fogyóeszközök, szociális helyiségek (konyha, mosdó és azokhoz tartozó berendezési tárgyak és fogyóeszközök), fizetett szabadság, betegszabadság, továbbképzés.
Gazdaságos abból a szempontból is, hogy egy VA csak a tényleges munkavégzést veszi bele az időelszámolásba (azt nem, amíg kávét iszik, kimegy mosdóba, ellenőrzi az üzeneteit, stb.).
- Helytől független
A távoli munkavégzésből következik, hogy egy VA bárhol a világon dolgozhat Neked, tehát több asszisztens közül választhatsz, nem vagy régióhoz kötve a keresésben.
Előnyös akkor is, ha olyan helyen élsz, ahol nincs képzett munkaerő vagy rossz a közlekedés.
- Vállalkozótárs
Mivel ő ugyanolyan vállalkozó, mint Te, szüksége van rá, hogy folyamatosan képezze magát. Nemcsak a szakmájában, hanem a vállalkozások működésével kapcsolatos dolgokban is követnie kell a változásokat (jogszabályokat is), ismerni az újdonságokat.
Mivel a vállalkozásában ő hozza létre a folyamatokat, rendszereket, az ezekkel kapcsolatos tudását is kamatoztathatja nálad, észrevételeivel támogathatja a folyamataid racionalizálását.
A vállalkozói magányodat is enyhítheted általa, megvitathatjátok a közös problémáitokat.
- Nem alkalmazott
Mivel egy VA nem az alkalmazottad, nem Te határozod meg az feltételeket. Hasonlóan gondolj az együttműködésre, mint mikor elromlik a mosógéped, és kihívsz hozzá egy szerelőt.
(Persze ez így kicsit ki van sarkítva, mert ideális esetben egy munkaviszonynak is egyenrangú együttműködésnek kellene lenni. Valamint egy vállalkozók közötti együttműködésben is gyakran meghatározó a kereslet-kínálat, hogy kinek van nagyobb szüksége a másikra.)
- Nincs "szem előtt"
A távoli munkavégzésből következik, hogy nagyobb bizalmat és tervezést, szervezettséget igényel.
Nem látod, hogy mivel tölti az idejét, tehát meg kell bíznod benne. (Persze egy alkalmazottnál sem tudhatod biztosan, hogy a feladatával foglalkozik.) Természetesen nem érdeke, hogy „átverjen”, hiszen az a jó neki, ha meg vagy elégedve a munkájával, hogy hosszabb távon is igénybe vedd a szolgáltatását.
Egy VA esetében jobban kell előre gondolkodnod, hogy a feladatok határidőre elkészüljenek. Ez nem az a munkamódszer, mint amikor a főnök hirtelen ötlettől vezérelve átszól a szomszéd irodába, hogy valami 10 perc múlva legyen kész.