Mi az első gondolatod, ha azt hallod, hogy folyamatleírás vagy folyamatábra?
Talán az, hogy:
„Ehhez én még kicsi vagyok.”
„Ilyet csak komoly cégek csinálnak.”
„Nekem nincsenek is folyamataim.”
„Bonyolult elkészíteni.”
Vagy téglalapok, rombuszok és mindenfelé mutató nyilak jelennek meg a szemeid előtt?
Ha a fentiek bármelyike igaz rád, akkor figyelj.
Mi a folyamat?
Folyamatok mindenhol vannak. Még a konyhádban is.
Leegyszerűsítve: a folyamat egymáshoz kapcsolódó lépések sorozata, amelyekkel egy feladatot újra és újra elvégzel. Van eleje (bemenete), vége (kimenete) és közben meghatározott lépései.
Mint egy recept a szakácskönyvedben. Ha a megadott hozzávalókat a leírt lépések szerint feldolgozod, akkor elkészül az étel, amit főzni szeretnél.
Miért jó, ha dokumentálod a folyamataidat?
A gyakran és már sokadik alkalommal végzett feladatok esetében éppen a rutin jelenti a veszélyt. Automatikusan, gondolkodás nélkül végzed, emiatt könnyen kimaradhat egy apró, de annál fontosabb lépés.
A ritkán végzett vagy még új feladatoknál viszont nagy eséllyel elfelejted, mit hogyan csináltál legutóbb. Egyszer végigrágod magad rajta, utánajársz, sikerül, aztán következő alkalommal kezdheted elölről az egészet.
Milyen formában dokumentáld a folyamataidat?
Bármilyen formátumban, ami neked kényelmes és kéznél van.
Füzetben, papírlapokon, fájlban, falitáblán, telefonodban, alkalmazásban.
Szöveges formában, ábrával, checklistával, színesen vagy fekete-fehérben, ahogy neked tetszik és ahogy neked áttekinthető.
Módosítani bármikor szabad, sőt kötelező!
Egy folyamatleírásra ne úgy gondolj, mint egy szakdolgozatra vagy egy kiadandó könyvre, amit ha elküldesz a nyomdába, akkor a kocka el van vetve.
A saját folyamatleírásodat bármikor módosíthatod, akár naponta többször is. Senki nem kéri számon rajtad.
Leírod, mit hogyan csinálsz, a következő alkalommal magad elé veszed, és megpróbálod az alapján végigcsinálni. Ha sikerül jó. Ha nem sikerül, akkor módosítod.
Tudod, mi a legfőbb haszna?
A nyugalom és a kiszámíthatóság, ami megfizethetetlen.
Lekerül rólad a nyomás, hogy emlékezned kell dolgokra.
Nem kell félned, hogy mi lesz, ha elfelejtesz valamit.
Nem kell tanácstalanul toporognod, hogy mi következik és hogyan szoktad csinálni.
És a munkád eredménye mindig nagyjából mindig ugyanolyan lesz.
Ráadásul ami dokumentálva van, azt most vagy később át tudod adni másnak, hogy ezzel időt szabadíts fel magadnak.
Ha gyakran érzed úgy, hogy ugyanazokat a dolgokat újra és újra ki kell találnod, lehet, hogy máshol is van olyan pont a vállalkozásod működésében, ami felesleges energiát visz el. A Káoszradarral 5 területen nézheted végig, hol akad most a működésed.