Előre megtervezed a napjaidat, a listád jó része mégis újra és újra kipipálatlan marad. Próbálsz jobban priorizálni, fegyelmezettebb lenni, új időgazdálkodási módszereket keresel.
Pedig lehet, hogy nem is ott van a probléma, ahol gondolnád.
Miért nem működik a terved?
„Ó, ezzel fél óra alatt megvagyok!” – aztán két óra elteltével sem értél a végére. Kapkodni kezdesz, mert már rég a következő feladaton kellene dolgoznod.
Könnyen lehet, hogy nem a lassúságod vagy a fegyelmezetlenséged az oka annak, hogy a felét sem végzed el annak, amit elterveztél.
Tervezéskor rendszerint az általunk becsült időráfordításokat vesszük alapul. Ami valószínűleg kevesebb, mint a tényleges időigény.
Ha nem hiszed el, nézz rá a telefonodon a képernyőidőre. Vagy tippeld meg a következő bármilyen feladatod időigényét, majd mérd le, mennyi ideig foglalkozol vele ténylegesen.
Ha rendszeresen alábecsülöd a feladatok időigényét, több mindent tervezel be a napodba, mint amennyi reálisan belefér.
Magyarul: túlvállalod magad.
Mi hiányzik a reális tervezéshez?
Információ.
Nem az, hogy szerinted mennyi ideig tart egy feladat, hanem az, hogy a valóságban mennyi időt vesz igénybe.
Ehhez meg kell mérned.
Ha ott vannak előtted a számok feketén-fehéren, már látod, hol csúszik el a napod. Az időmérésből az is kiderülhet, hogy mennyi ideig tudsz egyhuzamban koncentrálni, vagy melyik napszakban vagy a leghatékonyabb.
Így a következő terveidet már nem pusztán megérzésre készíted.
Az időmérés hatása a bevételedre
Az időmérés a vállalkozásodban nemcsak idő-, hanem pénzkérdés is.
Ha tudod, hogy mennyi idő megy el egy feladatra, pontosabban tudsz árazni. És itt ne csak az ügyféllel való munkára gondolj, hanem a hozzá kapcsolódó előkészületekre és utómunkára is.
Azt is világosabban látod, mennyi időt töltesz olyan tevékenységekkel, amelyek közvetlenül nem hoznak bevételt. Lehet, hogy ezek szükséges feladatok. De nem mindegy, mennyi időt visznek el.
Az időmérés segít fókuszban maradni
Számomra az egyik plusz hozadéka volt az időmérésnek, hogy segít koncentráltnak maradnom.
Amikor egy idő után lankadni kezd a figyelmem, eszembe jut, hogy kicsit rápillantok a telefonomra. Elkezdek görgetni, és ezzel egy jó időre megakad a munkám. Viszont ha megy az időmérő, akkor figyelnem kell arra, hogy például a fészbukozást nem számolhatom bele az adott feladat időráfordításába. A megszakítás dokumentálása már akkora macerának tűnik, hogy inkább arra gondolok: annyit nem ér az egész. Majd megnézem, amikor végeztem. És mire odáig jutnék, hogy leállítsam az időmérést, már arra is volt időm, hogy tudatosítsam magamban, mire készülök.
Persze azt is mondhatod, hogy szükséged van ezekre a megszakításokra. Akkor viszont ezeket is mérd bele a tevékenységek idejébe és tervezésnél kalkuláld bele a munkanapodba.
Hogyan kezdj hozzá az időméréshez?
Nem kell elbonyolítani.
Óra, kockás lap, excel tábla, telefonos jegyzet vagy időmérő szoftver. Sokféle lehetőség van attól függően, hogy milyen eszközökkel és körülmények között dolgozod.
Az első lépés egyszerűen az, hogy elkezded megfigyelni a saját működésedet.
Lehet, hogy meglepődsz az eredményen.
Ha magadra ismertél, érdemes azt is megnézned, hogy csak az időtervezésnél akad-e el a működésed. A Káoszradarban 5 területen nézheted végig, mi foghatja vissza jelenleg a vállalkozásodat.